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Wie lange bleibt eine Abmahnung in der Personalakte

Gesetzliche Lage bei der Abmahnung in Deutschland

Der Ursprung der heute bekannten Personalakte liegt im preußischen Landrecht, wo sie als „Dienerakte“ für vor allem Beamte des königlichen Hofs geführt wurde.. Auch heute wie einst entscheiden die Akteneinträge über die Karriere der berufstätigen Menschen. Die intern geführten Personalakten werden meist als Erstes eingesehen, wenn Arbeitgeber ihren Mitarbeiterstamm verkleinern wollen.

Was ist in einer Personalakte vermerkt?

In größeren Unternehmen führt man über alle Mitarbeiter eine Personalakte. In ihr sind sämtliche Daten und auch die Unterlagen wie Zeugnisse des Mitarbeiters, die das Arbeitsverhältnis betreffen festgehalten oder die für die Kündigung herangezogen werden können. Somit wird die an den Mitarbeiter ergangene Abmahnung in Form eines Eintrags in der Personalakte vermerkt.

Natürlich kann der Arbeitnehmer erreichen, dass nach einer erfolgten Abmahnung der von ihm verfasster Widerspruch in seine Personalakte aufgenommen wird. Laut Arbeitsrecht darf der Arbeitnehmer seine gesetzlichen Anspruch über die Personalakte wahrnehmen.

Die Personalakte kann folgenden Inhalt haben:

  • Bei unrechtmäßiger Abmahnung kann der Arbeitnehmer die Löschung des Eintrags in seiner Personalakte fordern.
  • Zeugnisse aus der Schule, Universität und Berufsschule
  • Lebenslauf mit Passbild
  • der Arbeitsvertrag in dem sich alle eventuellen Ergänzungen befinden
  • Daten zur Krankenkasse des Angestellten
  • bei ausländischen Arbeitnehmern: die aktuelle Aufenthalts- und Arbeitserlaubis
  • der Ausweis von der Sozialversicherung
  • eine Lohnsteuerbescheinigung
  • Notizen zu Fehlzeiten wegen einer Erkrankung müssen verschlossen in einem Kuvert aufbewahrt werden. Die Vorgehensweise geht aus dem Urteil vom Bundesarbeitsgericht mit dem Aktenzeichen BAG 9 AZR 271/06 hervor.

Personalakten unterliegen einem strengen Datenschutz. Der Arbeitgeber ist verpflichtet dafür Sorge zu tragen, dass die Personalakten von Mitarbeitern von niemand eingesehen werden können. Und das ganz gleich ob sie auf Papier hinterlegt oder in Form von Dateien geführt werden.

Wie kann eine Abmahnung wieder aus der Personalakte entfernt werden?

Jeder Arbeitnehmer hat das Recht, Einsicht in seine Personalakte zu fordern. Findet er darin eine Abmahnung vor, die ungerechtfertigt ist, sollte er Widerspruch einlegen, indem er eine Gegendarstellung schreibt und seinen Arbeitgeber dazu auffordern, die vorliegende Abmahnung aus seiner Personalakte zu nehmen.

Auch wenn die Abmahnung digital vorliegt, kann der Arbeitgeber sie aus der Personalakte entfernen. War die Abmahnung gerechtfertigt, darf das Abmahnschreiben nur für maximal drei Jahre in der Personalakte bleiben und muss dann entfernt werden.

Einen genau bestimmten Zeitrahmen hat das BAG leider nicht vorgegeben und belässt die Löschung der Abmahnung in der Akte des Mitarbeiters im Ermessen des Arbeitgebers. Deshalb kann die so wichtige Frage „Wie lange bleibt eine Abmahnung in der Personalakte?“ nicht ganz eindeutig beantwortet werden. Die Abmahnung hat die eindeutige Warnfunktion, denn sie kann bei einer Wiederholung die verhaltensbedingte Kündigung des Arbeitnehmers durch den Arbeitgeber mit sich bringen. Daher muss jede Abmahnung mit großer Sorgfalt prüft und der Mitarbeiter muss sein fehlerhaftes verhalten sofort abstellen.

Fazit

Eine Abmahnung ohne triftigen Grund muss man aber trotz allem keinesfalls einfach hinnehmen und sollte immer einen Widerspruch schreiben. Hilfe dazu finden Arbeitnehmer bei Rechtsanwälten, die sich auf Arbeitsrecht spezialisierten, Betriebsräte, sofern es diese in dem Unternehmen gibt, oder die Niederlassungen vor Ort der zuständigen Gewerkschaften.

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