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Wie lange ist eine Abmahnung gültig

Alles zur Frage, wie lange eine Abmahnung gültig ist

Auf der Grundlage des Arbeitsrechts, insbesondere § 83 Abs. 1 BetrVG, steht jedem Arbeitnehmer das Recht zu, vom Arbeitgeber zu jeder Zeit Einsicht in die Unterlagen, die sich in seiner Personalakte befinden oder dort aufgenommen worden sind, zu erhalten.

In der Personalakte wird auch eine erteilte Abmahnung aufgenommen

Wenn der Arbeitnehmer die Abmahnung in seiner Personalakte bei der Einsicht vorfindet, welche an in unberechtigt ergangen ist, hat er die Möglichkeit, dagegen Widerspruch einzulegen, eine andere Gegendarstellung einzustellen und zusätzlich den Arbeitgeber auffordern, eine Entfernung der vom Arbeitgeber unberechtigter Weise geschriebene Abmahnung aus der Personalakte vorzunehmen.

Sollte eine Abmahnung in digitaler Form vorliegen, ist es aus den oben aufgeführten Gründen aus der Personalakte in digitaler Form zu entfernen.

Welche Frist ist einzuhalten?

Wenn jedoch die Zustellung einer Abmahnung gerechtfertigt war, kann ein solches Abmahnschreiben maximal drei Jahre in der Personalakte aufbewahrt werden. Dabei sieht jedoch das BAG (Bundesarbeitsgericht) keinen genauen Zeitraum vor. Die Entfernung einer Abmahnung aus der Personalakte unterliegt somit dem Ermessensspielraum eines Arbeitgebers. Doch die drei Jahre sind übliche Praxis.

Sinn und Zweck einer Abmahnung ist deren ausdrückliche Warnfunktion und im Wiederholungsfalle kann es zu einer verhaltensbedingten Kündigung auf Arbeitergeberseite kommen. Deshalb ist es auch für den Arbeitnehmer von Bedeutung, eine Abmahnung sehr sorgfältig vom Inhalt her zu prüfen und das fehlerhafte Verhalten, das im Abmahnschreiben dokumentiert wird, abzustellen, um dadurch seinen Arbeitsplatz zu erhalten.

Zu dieser Thematik gibt es nochmals ein Urteil vom Bundesarbeitsgericht vom 19.07.2012, das eine Abmahnung nicht entfernt werden muss, wenn diese ihre Warnfunktion verloren hat, sondern diese kann so lange in der Personalakte verbleiben, bis eine Abmahnung für das Aufrechterhalten des Arbeitsplatzes nicht mehr wichtig ist.

Der Fall, der dem Urteil aus 2012 zugrunde liegt

Im Juli 2007 konnte eine Verwaltungsmitarbeiterin bei einer Kontrolle nicht das von ihr geführte Kassenbuch vorlegen. Deshalb erhielt sie im April 2008 eine entsprechende Abmahnung. Im Frühjahr 2009 wurde von der Mitarbeiterin eine Klage eingereicht, damit die im April 2008 erfolgte Abmahnung aus ihrer Personalakte entfernt wird.

Als Begründung wurde von ihr angegeben, dass der Arbeitgeber aufgrund der zwischenzeitlich verstrichenen Zeitspanne kein Interesse mehr haben könnte, diese Abmahnung in der Personalakte weiterhin zu belassen. Das BAG hat dieser Klage aufgrund des oben aufgeführten Sachverhaltes nicht stattgegeben.

Sinn und Zweck der Abmahnung

Eine Abmahnung soll für den Mitarbeiter aufzeigen, dass er gegen seine Verpflichtungen am Arbeitsplatz verstoßen hat und dadurch sein Arbeitsplatz gefährdet ist. Wenn sich der Arbeitnehmer in der Zukunft an die Spielregeln im Unternehmen hält, verliert eine solche Abmahnung auch aufgrund des dann vorhandenen Zeitablaufes nach der Abmahnung an Bedeutung und Gewicht. Auch hängt die Entfernung einer solchen Abmahnung von der Schwere des in der Abmahnung aufgeführten Fehlverhaltens ab.

Eine Abmahnung hat nicht nur eine Warnfunktion, sondern durch sie wird auch das Fehlverhalten des Arbeitnehmers dokumentiert. Wenn zu einem späteren Zeitpunkt über eine Gehaltserhöhung oder Beförderung zu entscheiden ist oder ein Zeugnis verfasst werden muss, kann der Arbeitgeber auch auf eine zurecht verfasste Abmahnung bei seiner Entscheidung zurück greifen.

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